Gérer des projets ou manager des équipes passe bien souvent par l’organisation de réunions. Bien que nécessaires, elles peuvent parfois envahir notre emploi du temps et nuire à notre efficacité. Pour essayer d’éviter cet extrême, il existe des astuces pour redonner aux réunions leur mission d’organisation et d’efficacité.

Préparez vos réunions

« Tout le succès d’une opération réside dans sa préparation. » disait Sun Tzu. Et si ce précepte était appliqué à vos réunions ? Pour tenter de maximiser leur efficacité, prenez un peu de temps pour vous organiser et vous ferez gagner un temps précieux à votre organisation. Commencez par établir un ordre du jour aussi précis que possible, comprenant les sujets à aborder mais surtout les décisions à prendre.

Plus que les points à aborder, ce sont bien les décisions à prendre qui vous aideront à définir quelles personnes doivent être conviées. Si les participants de la réunion ne sont pas en droit ou en capacité de faire les choix attendus et doivent chacun solliciter d’autres personnes avant de revenir avec la réponse lors d’une prochaine réunion, vous risquez de perdre du temps.

Mieux vaut donc les prévenir en amont pour qu’ils puissent, si besoin, solliciter en amont les bonnes personnes et venir à la réunion en ayant déjà une partie ou la totalité des éléments de réponse attendus pour permettre ensuite d’échanger plus efficacement.

Variez les formules

Vous organisez probablement aujourd’hui vos réunions dans une salle avec une table et des chaises en vous appuyant sur un document Powerpoint. Mais avez-vous déjà envisagé d’autres formules ?

Pour des réunions courtes, il est possible d’organiser des rendez-vous debout. Ce format incite les gens à ne pas trainer car la position est moins « confortable » et peut aider à rester plus alerte.

Vous vous réunissez à deux ou trois ? Un échange lors d’une pause-café peut parfois suffire. Si vous avez peur que votre conversation soit entendue par des collègues, vous pouvez éventuellement faire quelques pas à l’extérieur. De nouvelles idées peuvent parfois naitre lorsque l’on s’aère l’esprit.

Lorsque vous cherchez à faciliter les échanges ou à libérer la parole, il peut être préférable de se réunir dans un lieu avec une disposition moins formelle qu’une salle de réunion « classique ». Mettre les participants à l’aise peut parfois faire toute la différence.

Miser sur les outils collaboratifs

Pour travailler efficacement en équipe, de nombreux outils collaboratifs peuvent permettre d’échanger à distance. Gestion de planning, relecture de documents, définition de priorités, propositions de pistes de réflexion, partage d’informations sont autant d’éléments qui peuvent se faire dans des espaces collaboratifs sécurisés. Bien évidemment, il est parfois plus simple et efficace d’échanger lors de points d’équipe. Mais avec les bons outils, le nombre de réunions peut être limité aux sujets essentiels.

Zoom sur le modèle Google

Réputée pour sa créativité et sa capacité à innover, l’entreprise Google a parfois inventé de nouveaux outils révolutionnaires pour mieux travailler. Pour ses réunions, la société se base sur des règles de vie et de bon sens mettant l’autonomie et l’échange au cœur de la question avec 4 règles simples :

• Chaque réunion doit avoir une personne clairement identifiée comme le preneur de décision. S’il n’y a pas de preneur de décision, ou s’il n’y a pas de décision à prendre, la réunion ne devrait pas avoir lieu.
• Pas plus de 10 personnes dans une réunion.
• Chacun doit participer et apporter son avis à la réunion. Sinon il ne devrait pas être là.
• Aucune décision ne doit attendre une réunion pour être prise. S’il faut absolument organiser une réunion pour prendre une décision, elle devrait avoir lieu immédiatement